Bezpieczna wymiana dokumentów przez IWD z biurem rachunkowym
Bezpieczna wymiana dokumentów z biurem rachunkowym nie musi opierać się na e-mailach i ręcznym pilnowaniu załączników. Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) przesyła pliki w zaszyfrowanych i podpisanych paczkach, których integralność może sprawdzić odbiorca. Dzięki temu łatwiej uporządkować przekazywanie dokumentów do biura.
Dokumenty księgowe wymagają porządku, ale codzienna współpraca nie powinna oznaczać szukania faktur, ponownego wysyłania plików i przypominania o brakach. Dowiesz się, jak komunikacja online pomaga wyjaśniać braki, jak aplikacja do fakturowania ułatwia przekazanie faktury kosztowej za pomocą zdjęcia oraz jak działa IWD. Pokażemy też, kiedy przydaje się OCR i dlaczego warto sprawdzić rozpoznane dane przed ich zapisaniem.
Przyjrzymy się również dokumentom, które nadal można przekazywać poza KSeF, oraz sposobom ustalenia z biurem jasnej ścieżki obiegu i terminów. Zobaczysz, jak zamienić rozproszone wiadomości w uporządkowany proces i łatwiej kontrolować, co już przekazano, a czego jeszcze brakuje.
Spis treści
Komunikacja z klientami i kontrola brakujących dokumentów
Sprawna wymiana dokumentów zaczyna się od jasnego kanału kontaktu. Gdy biuro rachunkowe i klient prowadzą rozmowy o brakach w jednym komunikatorze, pytania nie giną wśród e-maili. Przy fakturze bez opisu księgowy może wskazać konkretny plik i poprosić o wyjaśnienie. Klient odpowiada w tym samym wątku, więc łatwiej powiązać odpowiedź z dokumentem.
Ustal z biurem stały sposób przekazywania dokumentów i termin ich dostarczenia. Zapisanie tych ustaleń w karcie klienta ułatwia pracę obu stronom. Możecie na przykład uzgodnić, że faktury sprzedażowe trafiają do systemu, a umowy są przekazywane w osobnym pliku. Ważne, by biuro wiedziało, czego oczekiwać i gdzie sprawdzać kompletność materiałów.
Po dodaniu klienta do programu biuro powinno przekazać mu instrukcję dostępu i wskazać kanał wymiany online. Klient zgłasza się do wymiany zgodnie z ustalonym procesem, a biuro sprawdza, czy zgłoszenie dotyczy właściwej firmy. Przed rozpoczęciem przesyłania ustalcie, kto po stronie firmy przekazuje dokumenty i odpowiada na pytania księgowego. Jasny podział ról zapobiega sytuacji, w której każdy zakłada, że zrobi to ktoś inny.
Braki można kontrolować za pomocą prostej listy dla każdego okresu rozliczeniowego. Zamiast ogólnie prosić o „resztę dokumentów”, biuro wskazuje konkretną pozycję i oczekiwaną czynność:
Brakuje faktury od wskazanego kontrahenta, prześlij jej kopię.
Dokument nie ma opisu, dopisz cel zakupu lub osobę, której dotyczy.
Nie zgadza się kwota, sprawdź dokument źródłowy i prześlij wyjaśnienie.
Brakuje potwierdzenia płatności, wskaż właściwy przelew lub wyciąg.
Po otrzymaniu dokumentów pracownik biura może przejrzeć je przed importem do rejestrów VAT. Warto sprawdzić, czy plik jest czytelny, zawiera potrzebne dane i nie został przesłany ponownie. Następnie księgowy wybiera dokumenty do importu i sprawdza, czy przypisano je do właściwego okresu. Jeśli biuro korzysta z Comarch, nazwy poleceń zależą od programu i jego ustawień. Najważniejszy jest porządek: najpierw weryfikacja, potem zapis w rejestrze.
Oddziel też faktury pobierane z KSeF od dokumentów przekazywanych inną drogą. Według Gov.pl faktury w KSeF są dostępne przez 10 lat bez konieczności samodzielnego przechowywania ich kopii. Paragony, umowy czy dokumenty magazynowe nadal mogą wymagać osobnego przekazania. Oznaczaj je czytelną nazwą, na przykład „umowa najmu” albo „dokument magazynowy”, aby biuro szybko rozpoznało ich rodzaj.
Komunikator w programie łączy biuro rachunkowe z klientami i pomaga nie zgubić pytań o brakujące dokumenty w skrzynce e-mailowej. Warto więc wysyłać konkretne prośby, a nie ogólne przypomnienia. W wiadomości można wskazać, którego dokumentu dotyczy sprawa, czego brakuje i jakiej odpowiedzi oczekuje księgowy. Dzięki temu klient wie, co zrobić, a biuro może prowadzić rozmowę wokół konkretnej kwestii.
Przy większej liczbie braków rozdziel je na osobne wiadomości albo wyraźnie oddziel kolejne punkty. Dzięki temu odpowiedź dotycząca jednego dokumentu nie pomyli się z wyjaśnieniem w innej sprawie. Po otrzymaniu odpowiedzi przyporządkuj ją do pierwotnej prośby i sprawdź, czy wystarcza do zamknięcia danej pozycji. Jeśli nadal brakuje informacji, wskaż dokładnie, co trzeba uzupełnić, zamiast ponawiać nieprecyzyjne pytanie. Taka komunikacja porządkuje kompletowanie dokumentacji i jasno pokazuje klientowi, które kwestie wymagają jego reakcji.
Aplikacja do fakturowania i automatyczne przekazywanie dokumentów
Aplikacja porządkuje przekazywanie faktur między firmą a biurem. Ustal, które dokumenty trafiają do niej automatycznie, a które trzeba przesłać osobno.
Przesyłanie faktur za usługi księgowe
Faktura za usługi księgowe jest kosztem Twojej firmy. Przekaż ją biuru ustalonym kanałem, razem z innymi fakturami kosztowymi. W aplikacji Moje Biuro Rachunkowe możesz przesłać fakturę kosztową, robiąc zdjęcie dokumentu. Zadbaj, by fotografia obejmowała całą fakturę, a tekst i kwoty były czytelne.
Biuro może przekazywać Ci informacje o podatkach uzgodnionym kanałem online. Sprawdź, czy wiadomość dotyczy właściwego okresu i jakie działania opisuje. Jeśli otrzymujesz ją razem z dokumentami, łatwiej powiązać informację z fakturą lub rozliczeniem. Prowadź komunikację w jednym miejscu, zamiast rozdzielać ją między skrzynkę pocztową a telefon.
Przekazywanie faktur sprzedaży i kosztów
Oddziel dokumenty sprzedaży od faktur kosztowych. Pierwsze dokumentują sprzedaż firmy, drugie zakupy i poniesione wydatki. Jeśli prowadzisz sprzedaż w programie fakturowym, uzgodnij z biurem sposób przekazywania wystawionych dokumentów. Faktury kosztowe możesz przesyłać osobno, na przykład jako zdjęcia w aplikacji. Taki podział ułatwia przypisanie dokumentów do właściwych rejestrów.
Przygotuj też dokumenty, których nie wystawiasz w aplikacji, na przykład paragony czy umowy. Nazwij plik tak, by wskazywał jego rodzaj, na przykład „paragon za materiały”. Jeśli biuro korzysta z Comarch Optima, sposób importu zależy od używanego rozwiązania i ustaleń z biurem. Nie zakładaj, że każdy plik zapisze się automatycznie.
Odczyt dokumentów i terminowe przekazywanie
OCR (Optical Character Recognition) to technologia rozpoznawania tekstu na skanach i obrazach. Może odczytać między innymi numer dokumentu, datę i kwotę. Zanim zapiszesz dane, porównaj je z oryginałem. Szczególną uwagę zwróć na cyfry w numerze faktury, NIP i wartość podatku. Niewyraźne zdjęcie może utrudnić odczyt.
Wprowadź prosty rytm pracy: po otrzymaniu dokumentu zrób zdjęcie, sprawdź jego czytelność, a następnie prześlij go do biura. Nie odkładaj faktur do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli dokument dotrze późno, może zabraknąć czasu na uzupełnienie opisu lub wyjaśnienie wydatku. Biuro może wtedy poprosić o dodatkowe informacje.
Warto również ustalić, kto przekazuje faktury sprzedaży i kto sprawdza kompletność kosztów. Zapisz to w procedurze firmy. Jeśli chcesz uporządkować drogę dokumentów od przesłania do obsługi, poznaj elektroniczny obieg dokumentów.
Przed przekazaniem kompletnych materiałów do zaksięgowania, ustal z biurem, gdzie przekazywać każdy rodzaj dokumentu i jak otrzymasz potwierdzenie. Przygotuj prostą zasadę nazewnictwa plików i opisuj dokumenty, których przeznaczenia nie da się odczytać z samej faktury. Jeśli brakuje załącznika lub wyjaśnienia dotyczącego wydatku, dołącz je do dokumentu albo wskaż, kiedy je prześlesz. W razie wątpliwości zapytaj biuro, zamiast samodzielnie zmieniać obieg. Dzięki temu łatwiej sprawdzisz, czy dokument został wysłany, i wrócisz do ustaleń, gdy pojawią się pytania o jego treść.
W badaniu przywołanym przez artykuł 60% biur rachunkowych wskazało dostarczanie dokumentów jako główny problem w codziennej pracy. Warto więc uzgodnić nie tylko kanał przesyłania, lecz także odpowiedzialność za kompletność materiałów. Sprawdź, czy faktury sprzedaży i koszty są przekazywane zgodnie z ustaleniami, a dokumenty dodatkowe mają czytelne opisy. Gdy biuro prosi o doprecyzowanie, odpowiedz w tym samym kanale i odnieś się do konkretnego dokumentu. Stały sposób działania ułatwia utrzymanie porządku, ogranicza ryzyko pominięcia informacji i pozwala sprawniej wyjaśniać niejasności.
Internetowa Wymiana Danych (IWD) z biurem rachunkowym
IWD pozwala przesyłać dokumenty w zaszyfrowanych i podpisanych paczkach. Odbiorca może sprawdzić ich integralność. Faktury z KSeF są dostępne przez 10 lat, według Gov.pl; papierowe dokumenty przekazuj w zamkniętej kopercie, z czytelnym oznaczeniem odbiorcy.
W przypadku dokumentów papierowych zachowaj kopię lub potwierdzenie nadania, jeśli przekazujesz je przesyłką. Uzgodnij z biurem, które dokumenty muszą dotrzeć w oryginale, a które można przesłać elektronicznie. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i właściwych mu zasad, dlatego nie traktuj dziesięcioletniej dostępności faktur w KSeF jako reguły dla wszystkich dokumentów księgowych.
Rozpocznij od zgłoszenia firmy do internetowej wymiany dokumentów. Po zgłoszeniu klienta biuro powinno odczekać do 15 minut przed rozpoczęciem wymiany. Następnie klient lub punkt sprzedaży eksportuje plik z zaszyfrowanymi danymi sprzedażowymi i przekazuje go biuru. Zachowaj ustaloną kolejność: zgłoszenie, oczekiwanie, eksport, wysyłka oraz kontrola odbioru.
Nie wszystkie dokumenty trafiają do systemu tą samą drogą. Faktury sprzedaży można przekazać jako plik eksportowy, a faktury kosztowe lub umowy mogą wymagać osobnego przesłania. Na przykład wyciąg bankowy, dokument magazynowy czy faktura od zagranicznego kontrahenta nadal mogą trafić do biura poza KSeF. Ustal miejsce przekazania dla każdej kategorii.
Przed wysłaniem sprawdź, czy plik dotyczy właściwej firmy i okresu rozliczeniowego. Po jego otrzymaniu biuro może zweryfikować podpis paczki i integralność danych. Jeśli przesyłasz kilka plików, nadaj im jasne nazwy, na przykład „sprzedaż - marzec” albo „wyciąg bankowy”. Dzięki temu łatwiej odróżnić dokumenty kontrahentów od danych własnej firmy.
OCR, czyli rozpoznawanie tekstu ze skanów i zdjęć, może odczytać dane faktury. Zanim zapiszesz wynik, porównaj go z dokumentem źródłowym. Sprawdź numer, datę, NIP i kwoty, zwłaszcza w przypadku nowych dostawców lub na początku korzystania z odczytu. Błędnie rozpoznany znak może zmienić dane potrzebne do rozliczeń.
Bieżący dostęp do dokumentów ułatwia znalezienie faktury i sprawdzenie statusu jej przekazania. W Comarch ERP Optima nazwy poleceń i sposób importu zależą od konfiguracji biura. Ustal, kto może przeglądać dane kontrahentów i rozliczeń, a dostęp przydzielaj osobom, które faktycznie obsługują dokumenty. IWD jest bezpłatna, ale nie zastępuje właściwego zarządzania uprawnieniami ani kontroli plików.
Przed rozpoczęciem ustal z biurem, co zrobić w razie błędu wysyłki lub braku pliku. Zapisz, kto odpowiada za eksport i jak potwierdzacie odbiór. Taki prosty podział pomaga szybko ustalić, czy dokument został przygotowany, wysłany i przyjęty do dalszej obsługi.
Problemy z przekazywaniem dokumentów do biura rachunkowego
Dokumenty przesłane zaledwie kilka dni przed rozliczeniem mogą oznaczać opóźnienia, brakujące opisy i dodatkowe pytania. Ustal wcześniej zasady dopasowane do modelu współpracy.
Ustalanie terminów i zasad przekazywania
Uzgodnij z biurem rachunkowym termin dostarczania dokumentów i kanał dla każdej kategorii. Zapisz ustalenia w karcie klienta, by pracownicy biura mogli do nich wrócić. Określ, kto wysyła faktury, kto przekazuje wyciągi bankowe i jak trafiają umowy. Wybierając model współpracy, uwzględnij rytm sprzedaży i czas potrzebny na uzupełnienie braków.
Jeśli dokumenty trafiają do biura kilka dni przed terminem rozliczenia, może zabraknąć czasu na zebranie opisów i wyjaśnień. Ustal więc stały harmonogram, a przy nietypowym dokumencie dodaj krótką informację o jego przeznaczeniu.
Ograniczanie pomyłek przy przekazywaniu
Przed wysłaniem sprawdź nazwę firmy, okres i kompletność pliku. Fakturę kosztową zestaw z potwierdzeniem płatności, jeśli biuro o nie prosi. Unikaj nieczytelnych zdjęć i nazw typu „scan1”. Nazwij plik konkretnie, na przykład „faktura za materiały, marzec”. Dzięki temu księgowy szybciej rozpozna dokument, a Ty ograniczysz ryzyko pomyłki przy przypisywaniu.
Wyznacz w firmie jedną osobę odpowiedzialną za wysyłkę. Jeśli dokumenty przekazuje kilka osób, prosta lista kontrolna pokaże, co już wysłano i czego brakuje. Nie zakładaj, że plik dotarł automatycznie. Sprawdź potwierdzenie odbioru w uzgodnionym systemie.
Zdalne przekazywanie dokumentów
Zdalna obsługa pozwala przekazać fakturę bez wizyty w biurze rachunkowym. Zeskanuj dokument lub zrób czytelne zdjęcie, a następnie prześlij je kanałem uzgodnionym z biurem. W temacie wiadomości lub nazwie pliku podaj rodzaj dokumentu i okres. Do umowy lub dokumentu magazynowego dodaj opis wyjaśniający, czego dotyczy.
Poznaj kolejność obsługi: przygotuj plik, sprawdź jego treść, wyślij go i zachowaj potwierdzenie. Taki proces ułatwia współpracę także wtedy, gdy firma i księgowy pracują w różnych miejscach.
Ryzyka związane z kanałami przesyłania
Komunikator, chmura i zwykły e-mail mogą prowadzić do pomyłki adresata, zbyt szerokiego dostępu lub zagubienia załącznika w rozmowie. Wysyłaj dokumenty wyłącznie na uzgodniony adres albo do wskazanego folderu. Ogranicz dostęp do osób obsługujących rozliczenia i unikaj publicznych linków do plików.
Jeśli dokument trafi do niewłaściwego odbiorcy albo podejrzewasz wyciek, niezwłocznie powiadom biuro i administratora systemu. Wskaż, jaki plik wysłano, komu i kiedy, oraz poproś o usunięcie kopii i zablokowanie dostępu. Zachowaj wiadomość lub potwierdzenie wysyłki, by odtworzyć przebieg zdarzenia.
Elektroniczna wymiana dokumentów między firmą a biurem rachunkowym
Sprawny obieg zaczyna się od jasnego podziału zadań. Firma przygotowuje dane sprzedaży, a biuro odbiera je i wykorzystuje podczas rozliczeń. Ustal, kto eksportuje plik, kto go przekazuje i jak potwierdzacie odbiór. Taki model ogranicza niejasności, gdy kilka osób w firmie obsługuje faktury.
Klient lub punkt sprzedaży może wyeksportować plik zawierający zaszyfrowane dane sprzedażowe. Przed wysłaniem sprawdź, czy dotyczy właściwej firmy i okresu. Biuro powinno wiedzieć, z którego programu pochodzi eksport i do jakiego procesu go przypisać. Jeśli korzystasz z programu Comarch, ustal z biurem zgodny format i sposób importu.
Wymiana elektroniczna nie obejmuje automatycznie wszystkich materiałów. Oddziel dane sprzedażowe od dokumentów przekazywanych osobno. Na przykład faktura od zagranicznego kontrahenta, umowa i wyciąg bankowy mogą wymagać odrębnego kanału. Ustal ich nazewnictwo i miejsce przekazania. Dzięki temu plik eksportowy nie pomiesza się z dokumentacją potrzebną do innych zapisów.
Przed wdrożeniem procesu przejdź z biurem przez kolejne czynności:
Wskaż osobę przygotowującą eksport w firmie.
Ustal, z którego programu pochodzi plik i jaką ma wersję.
Opisz, jak plik trafi do biura oraz kto potwierdzi odbiór.
Oddziel dokumenty sprzedaży od faktur kosztowych i wyciągów.
Ustal, jak zgłaszać błędny plik, brak danych lub ponowną wysyłkę.
Taki porządek przydaje się również przy płatnościach. Jeśli przekazujesz wyciąg bankowy osobno, opisz jego zakres i powiązanie z rozliczeniami. Gdy czegoś brakuje, księgowy może wskazać konkretny dokument zamiast prosić o ponowne przesłanie całego zestawu. Korzystaj z uzgodnionego kanału i zapisuj odpowiedzi przy właściwej sprawie.
Sprawdź, czy dostęp do eksportu ma tylko osoba odpowiedzialna za jego przygotowanie. Gdy zmienia się pracownik, zaktualizuj uprawnienia i poinformuj biuro o nowym kontakcie. Zanim zaczniesz regularnie korzystać z procesu, prześlij próbny plik. Wspólnie sprawdźcie, czy jego dane są czytelne i przypisane do właściwej firmy.
Elektroniczny obieg daje najlepszy efekt, gdy firma i biuro stosują te same nazwy, terminy oraz zasady obsługi błędów. Jeśli chcesz uporządkować ten proces, poznaj możliwości usprawnienia wymiany dokumentów.
Make It Mine: Odczyt dokumentów (OCR)
Make It Mine wspiera firmy, które chcą usprawnić odczyt dokumentów i uporządkować ich obieg. Odczyt dokumentów (OCR) pomaga wyodrębniać dane z faktur, paragonów oraz innych dokumentów, ograniczając ręczne przepisywanie. Przed dalszym wykorzystaniem sprawdź rozpoznane informacje, szczególnie numer dokumentu, datę, NIP i kwoty.
To rozwiązanie przydaje się, gdy otrzymujesz dokumenty w różnych formach i chcesz sprawniej przekazywać je do obsługi. Obieg dokumentów porządkuje kolejne etapy pracy, a pełna obsługa faktur KSeF z automatyzacją dekretacji AI wspiera pracę z fakturami ustrukturyzowanymi. Dobierz narzędzie do tego, co faktycznie spowalnia pracę w Twojej firmie.
Odwiedź makeitmine.pl, aby poznać rozwiązania Make It Mine.
Zaplanuj kolejny krok w cyfrowym obiegu
Wybierz proces, który dziś najbardziej obciąża Twoją firmę. Może to być ręczne przepisywanie danych, rozproszone dokumenty albo faktury oczekujące na dekretację. Bezpieczna wymiana dokumentów z biurem rachunkowym zaczyna się od dopasowania narzędzi do konkretnej potrzeby i ustalenia, kto odpowiada za każdy etap.
Make It Mine oferuje nowoczesne narzędzia z odczytem dokumentów (OCR) i elektronicznym obiegiem dokumentów. Rozwiązania te pomagają ograniczyć ręczne czynności i uporządkować przepływ dokumentów. Zastanów się, czy najpierw potrzebujesz sprawniejszego odczytu danych, czy lepszej organizacji całego procesu. Jasno określony cel ułatwia wybór właściwego kierunku.
Przygotuj przykład dokumentu lub procesu, który sprawia trudność, i omów możliwe usprawnienia. Skontaktuj się z Make It Mine, aby porozmawiać o rozwiązaniach dla Twojej firmy. Zacznij od jednego kroku i stopniowo buduj wygodniejszy sposób pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Jak uruchomić Internetową Wymianę Dokumentów?
Poproś biuro rachunkowe o uruchomienie wymiany dla Twojej firmy i ustal, kto będzie odpowiadać za przesyłanie plików. Przygotuj dane identyfikujące firmę i sprawdź, kto będzie uprawniony do wysyłki oraz odbioru. Ustal też, z którego programu będą pochodzić pliki i kto zgłosi problem, jeśli eksport się nie powiedzie. Przed regularną pracą prześlij próbny plik.
Jak wysyłać i odbierać dokumenty?
Korzystaj z kanału uzgodnionego z biurem i nadawaj dokumentom czytelne nazwy. Po wysłaniu sprawdź potwierdzenie odbioru, a po otrzymaniu plików upewnij się, że dotyczą właściwej firmy i okresu. Jeśli biuro prześle pytanie lub prośbę o uzupełnienie, odpowiedz w tym samym miejscu. Zachowaj potwierdzenia, by móc ustalić, które materiały przekazano.
W jaki sposób zabezpieczone są przesyłane dane?
W Internetowej Wymianie Dokumentów pliki są przesyłane w zaszyfrowanych i podpisanych paczkach. Odbiorca może sprawdzić ich integralność, czyli ustalić, czy zawartość nie została zmieniona. Uzupełnij ochronę kontrolą dostępu: przydziel uprawnienia osobom obsługującym dokumenty i odbierz je, gdy zmieni się ich rola. Nie przesyłaj haseł razem z plikami, których dotyczą.
Jak bezpiecznie przekazywać dokumenty księgowe do biura rachunkowego?
Bezpieczna wymiana dokumentów z biurem rachunkowym zaczyna się od sprawdzenia odbiorcy i wyboru właściwego kanału. Przed wysłaniem otwórz plik, sprawdź jego czytelność i usuń niepotrzebne kopie z publicznie dostępnych folderów. Umowę lub wyciąg bankowy oznacz tak, by biuro rozpoznało firmę i rodzaj dokumentu. Po przekazaniu sprawdź potwierdzenie odbioru, zamiast zakładać, że plik dotarł.
Jakie szyfrowane platformy do wymiany dokumentów z biurem rachunkowym są dostępne w Polsce?
Możesz korzystać z Internetowej Wymiany Dokumentów i platformy do elektronicznego obiegu dokumentów, takiej jak SaldeoSMART. Wybierając rozwiązanie, zwróć uwagę na sposób przekazywania plików, możliwość sprawdzenia ich integralności oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Ustal też, czy biuro i Twoja firma będą pracować w tym samym środowisku. Dzięki temu dokumenty i pytania dotyczące ich obsługi nie rozproszą się między różnymi kanałami.
Czy wysyłanie faktur i dokumentów księgowych e-mailem jest bezpieczne i zgodne z RODO?
Sam e-mail nie zapewnia automatycznie bezpieczeństwa ani zgodności z RODO. Ryzyko zależy między innymi od poprawności adresu, dostępu do skrzynki i ochrony załączników. Przed wysłaniem sprawdź odbiorcę i ogranicz liczbę osób, które mogą otworzyć wiadomość. Uzgodnij z biurem, czy poczta elektroniczna jest właściwym kanałem dla danego rodzaju dokumentów, czy lepiej użyć dedykowanego systemu.
Jak zabezpieczyć dokumenty księgowe hasłem, szyfrowaniem i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym?
Przechowuj dokumenty w miejscu dostępnym tylko dla osób obsługujących rozliczenia. Jeśli wysyłasz zaszyfrowany plik, przekaż hasło innym kanałem, nie w tej samej wiadomości. Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jeśli system je udostępnia. Używaj unikalnego hasła i nie zapisuj go w pliku razem z dokumentacją. Po zakończeniu współpracy odbierz zbędne uprawnienia.
Jakie obowiązki RODO ma biuro rachunkowe przy przetwarzaniu dokumentów klientów?
Biuro powinno jasno określić, kto ma dostęp do dokumentów, w jakim celu są wykorzystywane i jak przebiega ich przekazywanie. Ustal zasady ochrony plików, zarządzania uprawnieniami oraz zgłaszania błędnego wysłania lub podejrzenia ujawnienia danych. Opisz też role obu stron i zasady przetwarzania w dokumentach współpracy. Konkretne rozwiązania powinny odpowiadać zakresowi danych i sposobowi ich obsługi.
Komentarze