Elektroniczny Obieg Dokumentów.
To dopasowany do indywidualnych potrzeb, złożony system workflow. Chodzi tu przede wszystkim o wygodę i bezpieczeństwo. Rozwiąż problem zaginionych faktur czy podpisów i zyskaj upragniony porządek w papierach.
Skanowanie
Powstaje elektroniczna wersja dokumentu papierowego lub z PDF - bezpieczna i łatwa do odnalezienia w systemie.
By wprowadzić dokument w obieg,
wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę.
Opis
Po wprowadzeniu do systemu dokument jest automatycznie odczytywany i opisywany, by efektywnie funkcjonować w obiegu.
Zatwierdzenie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia elektronicznego dokumentu.
Archiwizacja
Dokument zostaje umieszczony w archiwum elektronicznym z całodobowym dostępem i może być przetwarzany przez pracowników, posiadających odpowiednie uprawnienia.
Najlepszy OCR na rynku - skuteczność odczytu powyżej 90%.
Niezwykle skuteczny mechanizm OCR sprawia, że elektroniczny obieg SaldeoSMART jest rozwiązaniem nie tylko szybko działającym, ale też efektywnym i pozostawia konkurencję daleko w tyle. To właśnie jego zadaniem jest odczytywanie z dokumentów kluczowych danych. Został zaprojektowany tak, by spełniać konkretne potrzeby przedsiębiorstwa bez względu na specyfikę branży.
Indywidualny projekt obiegu dokumentów.
Można zdefiniować różne modele / ścieżki obiegów i podłączyć je do wybranego typu dokumentu. Zatem procesujemy dowolny dokument - faktura kosztowa / sprzedażowa / towarowa, umowa, pismo itp. i określamy przez jakie działy dokument musi przejść i jakie pola są wymagane, jakie opcjonalne, jakie niewidoczne.
Automatyzacja procesu księgowania.
Księgowość otrzymuje dokument z odczytanymi danymi i może na poziomie SaldeoSMART określić jak dokument ma być zaksięgowany (konto księgowe, opis, rejestr, typ transakcji). System zapamiętuje i podpowiada sposób księgowania, dzięki czemu proces weryfikacji po stronie księgowości jest dużo szybszy.
Pełna kontrola nad przepływem danych i dostępem pracowników.
W dowolnym momencie możesz ograniczyć widoczność dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Każdy z pracowników będzie widział tylko to, do czego jest uprawniony. Dzięki temu masz pewność, że proces jest w pełni bezpieczny i dokument będzie miał uzupełnione wszystkie dane, które chcemy ewidencjonować. Dodatkowo, pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu.
Wprowadź dokumenty w obieg,
oszczędzając do 80% kosztów.
Jeszcze kilka lat temu trudno było sobie wyobrazić, że procesowanie dokumentów może odbywać się bez papieru. Faktury krążyły między biurkami, gubiąc się między segregatorami.
W 2026 roku cyfryzacja dokumentów nabiera tempa, szczególnie w kontekście KSeF. Warto jednak pamiętać, że KSeF to przede wszystkim elektroniczny strumień danych, a samo pobranie faktury to dopiero początek. Właściwa praca z dokumentem zaczyna się dopiero na kolejnym etapie.
Tu wkracza elektroniczny obieg dokumentów, który porządkuje i automatyzuje cały proces obsługi dokumentów. Chodzi przede wszystkim o wygodę, oszczędność czasu, bezpieczeństwo, redukcję błędów i ograniczenie ręcznej pracy.
Księgowanie bez ręcznego przepisywania danych.
Import dokumentu do programu księgowego przenosi go wraz z gotowym zapisem księgowym. W przypadku wielu programów istnieje możliwość automatycznego pobrania do SaldeoSMART numeru księgowego - to sprawie, że nie musisz nanosić ręcznie dekretu na dokument papierowy. Numer wraca na skan dokumentu i można pobrać skan z nadrukiem wraz z metryką, która dokumentuje kto i jak opisał dokument oraz przez jakie etapy przeszedł. Dzięki temu nie musisz nanosić pieczątek, pracujesz w pełni elektronicznie i zyskujesz dostęp do archiwum elektronicznego z numerami księgowymi.
Bez limitów i ograniczeń
Co więcej, system do elektronicznego obiegu jest w pełni skalowalny, a to oznacza, że nie ma w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną ilością dokumentów. Jednocześnie każda firma może w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać narzędzie, tworząc dowolną ilość obiegów. Właśnie dlatego jesteśmy pewni, że Obieg Dokumentów, jako opcja SaldeoSMART, nie tylko zaspokoi bieżące potrzeby biznesu, ale – co niezwykle ważne – nie stanie się bezużyteczny za kilka lat, ponieważ rośnie i zmienia się razem z firmą.
Moduł dostępny jedynie w pakiecie Ekspert.
