Elektroniczny Obieg Dokumentów
To dopasowany do indywidualnych potrzeb, złożony system workflow. Chodzi tu przede wszystkim o wygodę i bezpieczeństwo. Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów – m.in. w zakresie faktur - zapewniasz sprawny przebieg procesów biznesowych. W końcu pozbędziesz się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności, zyskując jednocześnie porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji.
By wprowadzić dokument w obieg,
wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę.
Skanowanie
Powstaje elektroniczna wersja dokumentu papierowego lub z PDF - bezpieczna i łatwa do odnalezienia w systemie.
Opis
Po wprowadzeniu do systemu dokument jest automatycznie odczytywany i opisywany, by efektywnie funkcjonować w obiegu.
Zatwierdzenie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia elektronicznego dokumentu.
Archiwizacja
Dokument zostaje umieszczony w archiwum elektronicznym z całodobowym dostępem i może być przetwarzany przez pracowników, posiadających odpowiednie uprawnienia.
Co czyni elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART rozwiązaniem nie tylko szybszym, ale i efektywniejszym?
To najlepszy OCR na rynku - o skuteczności odczytu, przekraczającej 90%.
Niezwykle skuteczny mechanizm OCR sprawia, że nasz elektroniczny obieg jest rozwiązaniem nie tylko szybko działającym, ale też efektywnym i pozostawia konkurencję daleko w tyle.
To właśnie jego zadaniem jest odczytywanie z dokumentów kluczowych danych.
Możemy pochwalić się najlepszym tego typu mechanizmem na rynku.
System mogą wdrożyć firmy zatrudniające już 10 pracowników. Został zaprojektowany tak, by spełniać konkretne potrzeby przedsiębiorstwa bez względu na specyfikę branży.
Można zdefiniować różne modele / ścieżki obiegów i podłączyć je do wybranego typu dokumentu.
Zatem procesujemy dowolny dokument - faktura kosztowa / sprzedażowa / towarowa, umowa, pismo itp.
i określamy przez jakie działy dokument musi przejść i jakie pola są wymagane, jakie opcjonalne, jakie niewidoczne.
Księgowość otrzymuje dokument z odczytanymi danymi i może na poziomie SaldeoSMART określić jak dokument ma być zaksięgowany (konto księgowe, opis, rejestr, typ transakcji). System zapamiętuje i podpowiada sposób księgowania, dzięki czemu proces weryfikacji po stronie księgowości jest dużo szybszy.
Wprowadź dokumenty w obieg,
oszczędzając do 80% kosztów.
Ciężko wyobrazić sobie, że w 2024 roku procesowanie dokumentów może odbywać się wyłącznie w tradycyjnej formie papierowej. Setki, tysiące faktur miesięcznie, przechodząc przez wiele rąk po drodze trafiały do księgowości, często dowożone przez specjalnie do tego celu powołaną osobę.
Klienci, którzy wdrożyli moduł elektronicznego obiegu SaldeoSMART, wspominają te czasy z uśmiechem na ustach, zadając sobie pytanie: "Jak mogliśmy pracować w ten sposób?"
Mamy pewność, że proces jest w pełni bezpieczny i dokument będzie miał uzupełnione wszystkie dane, które chcemy ewidencjonować. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu.
Import dokumentu do programu księgowego przenosi nam dokument z gotowym zapisem księgowym. W przypadku wielu programów można automatycznie pobrać do SaldeoSMART numer księgowy, co powoduje, że nie musimy nanosić ręcznie dekretu na dokument papierowy. Numer wraca na skan dokumentu i można pobrać skan z nadrukiem, wraz z metryką która dokumentuje kto i jak opisał dokument i przez jakie etapy przeszedł. Dzięki temu nie musimy nanosić pieczątek, pracujemy w pełni elektronicznie i mamy archiwum elektroniczne z numerami księgowymi, zatem nie tracimy czasu na ręczne nanoszenie numerów księgowych.
Co więcej, system do elektronicznego obiegu jest w pełni skalowalny, a to oznacza, że nie ma w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną ilością dokumentów. Jednocześnie każda firma może w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać narzędzie, tworząc dowolną ilość obiegów. Właśnie dlatego jesteśmy pewni, że Obieg Dokumentów, jako opcja SaldeoSMART, nie tylko zaspokoi bieżące potrzeby biznesu, ale – co niezwykle ważne – nie stanie się bezużyteczny za kilka lat, ponieważ rośnie i zmienia się razem z firmą.
Możemy ograniczyć widoczność dokumentów dla poszczególnych użytkowników.
Każdy będzie widział tylko to, do czego jest uprawniony.
Moduł dostępny jedynie w pakiecie Ekspert.
