Jak działa automatyczny odczyt faktur w praktyce?
Wyeliminuj ręczne wprowadzanie danych i przyspiesz codzienną pracę z dokumentami. System automatycznie rozpoznaje informacje z faktur w formacie PDF, skanów, zdjęć oraz dokumentów pobranych bezpośrednio z KSeF. Po zakończeniu procesu dane są automatycznie importowane do programu księgowego.
Pobieranie faktur prosto z KSeF
Zapomnij o ręcznym dodawaniu dokumentów do systemu. SaldeoSMART automatycznie pobiera faktury z KSeF, przypisuje je do właściwych kontrahentów, weryfikuje poprawność danych i przygotowuje dokumenty do dalszej pracy. Masz papierowe faktury? Wystarczy, że dodasz ich skany do aplikacji — resztą zajmie się system, przetwarzając je w kilka minut.
SaldeoSMART automatycznie podzieli plik na pojedyncze faktury i odczyta z dokumentu:
-
dane o dostawcy (NIP, nazwa, adres, nr konta bankowego, sprawdzenie w VIES)
-
pełny numer faktury
-
daty na fakturze (wystawienia, zakończenia dostawy/wykonania usługi, termin płatności)
-
kwoty brutto, netto i VAT w rozbiciu na stawki
-
waluty, w jakich wystawiona jest faktura z automatycznym przeliczeniem na dzień poprzedzający dzień dostawy z tabeli NBP
-
pozycje towarowe z faktury zakupu i sprzedaży, wraz z ilością, stawką vat i wartością
Weryfikacja i kategoryzacja dokumentu
Przy każdym dokumencie pojawia się informacja o ilości rozpoznanych danych w ujęciu procentowym. Dzięki łatwemu w obsłudze podglądowi dokumentu można szybko nadać dokumentom kategorie, zgodnie z późniejszą zasadą ich księgowania w programie księgowym. System zapamiętuje sposób księgowania, uczy się i doskonali, a w związku z tym podpowiada przy kolejnym podobnym dokumencie.
Import dokumentów do programu księgowego
Dokument wraz z dekretacją zaimportuje się do programu księgowego.
Proces importu jest szybki i skuteczny, a dokument możemy sprawnie podejrzeć bezpośrednio w programie księgowym.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Raz dodany dokument do SaldeoSMART jest zawsze dostępny dla księgowego, pracowników biura rachunkowego i ich Klientów – 24h/7, z każdego miejsca na świecie.
Dzięki systemowi automatycznego odczytywania faktur, dokumenty są dokładnie opisane, co powoduje, że ich późniejsze wyszukiwanie jest szybkie i proste.
Dlaczego warto powiedzieć ,,TAK''?
OCR to zaawansowany system, który umożliwia automatyczne odczytanie danych z dokumentów księgowych, a w dalszym kroku wprowadzenie ich do systemów finansowo-księgowych. W procesie wykorzystywana jest również technologia AI. To wszystko sprawia, że księgowanie staje się prostsze i mniej czasochłonne, a błędy ograniczają się do minimum.
-
Szybsza praca – automatyczne odczytywanie danych eliminuje czasochłonne przepisywanie faktur.
-
Mniej błędów – automatyzacja procesu ogranicza ryzyko pomyłek i zapewnia większą dokładność.
-
Szybsze księgowanie – dokumenty są przygotowywane do dalszego procesowania bez zbędnych opóźnień.
-
Skuteczna organizacja dokumentów – wszystkie faktury są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.
-
Obsługa większej liczby faktur – automatyzacja pozwala sprawnie pracować wraz ze wzrostem liczby dokumentów.
Dla kogo?
biura rachunkowe
firmy z własną księgowością
przedsiębiorstwa, które chcą wdrożyć automatyzację
Rozwiązanie świetnie sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w dużych biurach rachunkowych. W przypadku biur rachunkowych pozwala obsługiwać większą liczbę klientów w krótszym czasie. Firmy z kolei zyskują lepszą kontrolę nad dokumentami, szybszy dostęp do danych finansowych oraz uporządkowany obieg faktur. W kontekście KSeF, system automatycznego odczytu dokumentów umożliwia szybkie pobieranie oraz przetwarzanie faktur bez udziału użytkownika.
SaldeoSMART wdrażamy każdego dnia od ponad 10 lat. Nasi Klienci zauważają zmiany już następnego dnia, ponieważ wprowadzanie dokumentów jest szybsze o ponad 50%. Posiadamy gotowe, bezpłatne integracje z prawie wszystkimi programami księgowymi w Polsce (Symfonia FK i MK, Insert Rachmistrz i Rewizor, Comarch Optima, Enova, Ramzes, Buchalter, Raks, Asseco, Tax-Pro i inne. Zobacz listę.), a także udostępniamy API do samodzielnych integracji.
Skanowanie faktur z SaldeoSMART zdecydowanie przyspiesza pracę wszystkich księgowych w naszej kancelarii, możemy wprowadzać dokumenty bez wklepywania ręcznego do programu księgowego, wszystko robi skaner i technologia. Poprawiliśmy również dostępność do dokumentów - teraz podglądamy skany z poziomu programu księgowego, na co dzień nie sięgamy po segregatory. Radzimy sobie z potężną ilością dokumentów w bardzo krótkim czasie przed podatkami.
Mariusz Słomiński, Doradca Podatkowy
nr wpisu KRDP 02853