Jak działa automatyczny odczyt faktur w praktyce?
Automatyczny odczyt faktur to proces, który eliminuje ręczne wprowadzanie danych do systemów księgowych
i znacząco przyspiesza pracę z dokumentami. W przypadku rozwiązania SaldeoSMART cały proces przebiega
w kilku prostych krokach.
Najpierw faktura trafia do systemu – może to być plik PDF, skan dokumentu, zdjęcie lub faktura pobrana bezpośrednio z KSeF. Następnie wykorzystywana jest technologia OCR oraz algorytmy sztucznej inteligencji, które rozpoznają dane znajdujące się na dokumencie.
System automatycznie identyfikuje kluczowe informacje, takie jak NIP kontrahenta, kwoty netto i VAT, daty, numery faktur czy pozycje towarowe. Dane te są następnie weryfikowane i przygotowywane do eksportu do programu księgowego. Na końcu użytkownik może jednym kliknięciem przesłać dane do systemów takich jak Comarch Optima, Symfonia czy Enova, eliminując konieczność ręcznego przepisywania dokumentów.
Pobieranie faktur prosto z KSeF
Zapomnij o ręcznym dodawaniu dokumentów. SaldeoSMART automatycznie pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur, dzięki czemu masz wszystkie dokumenty w jednym miejscu, gotowe do weryfikacji i księgowania. Zero klikania, pobierania i chaosu.
Pełna automatyzacja obiegu dokumentów
Faktury trafiają do SaldeoSMART od razu po wystawieniu lub odebraniu ich w KSeF. System sam przypisuje dokumenty do właściwych kontrahentów, sprawdza poprawność danych i przygotowuje je do dalszej pracy.
Jeśli jednak w firmie nadal lądują papierki, z automatycznym podajnikiem zeskanujesz nawet 80 dokumentów jednocześnie w niecałe dwie minuty. System szybko je przetworzy, zweryfikuje i połączy z obiegiem.
SaldeoSMART automatycznie podzieli plik na pojedyncze faktury i odczyta z dokumentu:
-
dane o dostawcy (NIP, nazwa, adres, nr konta bankowego, sprawdzenie w VIES)
-
pełny numer faktury
-
daty na fakturze (wystawienia, zakończenia dostawy/wykonania usługi, termin płatności)
-
kwoty brutto, netto i VAT w rozbiciu na stawki
-
waluty, w jakich wystawiona jest faktura z automatycznym przeliczeniem na dzień poprzedzający dzień dostawy z tabeli NBP
-
pozycje towarowe z faktury zakupu i sprzedaży, wraz z ilością, stawką vat i wartością
Weryfikacja i kategoryzacja dokumentów
Przy każdym dokumencie pojawia się informacja o ilości rozpoznanych danych w ujęciu procentowym. Dzięki łatwemu w obsłudze podglądowi dokumentu można szybko nadać dokumentom kategorie, zgodnie z późniejszą zasadą ich księgowania w programie księgowym. System zapamiętuje sposób księgowania, uczy się i doskonali, a w związku z tym podpowiada przy kolejnym podobnym dokumencie.
Import dokumentów do programu księgowego
Dokument wraz z dekretacją zaimportuje się do programu księgowego.
Proces importu jest szybki i skuteczny, a dokument możemy sprawnie podejrzeć bezpośrednio w programie księgowym.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Raz dodany dokument do SaldeoSMART jest zawsze dostępny dla księgowego, pracowników biura rachunkowego i ich Klientów – 24h/7, z każdego miejsca na świecie.
Dzięki systemowi automatycznego odczytywania faktur, dokumenty są dokładnie opisane, co powoduje, że ich późniejsze wyszukiwanie jest szybkie i proste.
Jakie problemy rozwiązuje odczyt faktur?
Wdrożenie automatycznego odczytu faktur pozwala rozwiązać najczęstsze problemy, z którymi mierzą się firmy oraz biura rachunkowe:
• ręczne wprowadzanie danych i strata czasu
• błędy księgowe wynikające z przepisywania faktur
• chaos w dokumentach i brak kontroli nad kosztami
• opóźnienia w księgowaniu dokumentów
• trudności w obsłudze rosnącej liczby faktur
Dzięki automatyzacji proces księgowy staje się szybszy, bardziej przewidywalny i odporny na błędy.
Dla kogo jest automatyczny odczyt faktur?
Rozwiązanie sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w dużych biurach rachunkowych.
W przypadku biur rachunkowych pozwala obsługiwać większą liczbę klientów bez zwiększania
zespołu. Automatyzacja procesów oznacza mniej pracy ręcznej i większą skalowalność biznesu.
Firmy z kolei zyskują lepszą kontrolę nad dokumentami, szybszy dostęp do danych finansowych
oraz uporządkowany obieg faktur.
System szczególnie dobrze sprawdza się w kontekście KSeF, gdzie automatyczny odczyt faktur
umożliwia szybkie pobieranie i przetwarzanie dokumentów bez udziału użytkownika.
Co to jest automatyczny odczyt faktur?
Automatyczny odczyt faktur to technologia wykorzystująca OCR oraz sztuczną inteligencję do
rozpoznawania danych z dokumentów księgowych i ich automatycznego wprowadzania do
systemów finansowo-księgowych.
Dzięki temu możliwa jest pełna automatyzacja procesu księgowania, ograniczenie błędów oraz
znaczące przyspieszenie pracy z dokumentami.
SaldeoSMART wdrażamy każdego dnia. Już następnego dnia po wdrożeniu wprowadzanie dokumentów jest ponad 50% szybsze. Posiadamy gotowe, bezpłatne integracje z prawie wszystkimi programami księgowymi w Polsce, udostępniamy też API do samodzielnych integracji. W pełni zintegrowane programy to Symfonia FK i MK, Insert Rachmistrz i Rewizor, Comarch Optima, Enova, Ramzes, Buchalter, Raks, Asseco, Tax-Pro i inne.
Klienci kochają
